Deltagerne hænger jakkerne, finder kaffe og hilser på kolleger, de ikke ser til daglig. Om lidt begynder dagens første oplæg, men arrangøren har allerede truffet nogle afgørende valg: Hvad skal gruppen kunne, når dagen er slut? En Konference fungerer bedst, når formålet er klart, før I vælger lokale og program.
Begynd med det, deltagerne skal kunne bagefter
Skal medarbejderne forstå en ny strategi, løse en konkret opgave sammen eller finde fælles fodslag på tværs af afdelinger? Svaret påvirker hele dagen. Når målet står klart, er det lettere at vælge mellem oplæg, dialog og arbejdsøvelser. Efter min mening er netop den afklaring noget af det, der oftest bliver overset i planlægningen.
Forestil jer en virksomhed, hvor medarbejdere fra flere afdelinger mødes til en strategidag. Ledelsen indleder med et fælles oplæg, hvorefter deltagerne går i mindre grupper og undersøger, hvad strategien betyder i deres hverdag. Senere mødes alle igen for at dele forslag. Lokalet skal altså både kunne samle hele gruppen og give plads til gruppearbejde; et rum med rækker af stole passer ikke nødvendigvis til hele dagen.
Tal derfor arbejdsformen igennem, før I beslutter jer. Et projektteam, der skal udvikle en ny plan, har måske brug for ro, skriveplads og mulighed for at tale uforstyrret. Et møde med mange fælles oplæg stiller andre krav. Hotel Fredericias muligheder for møder og arrangementer kan ses på hotellets side om møder. Brug formålet som pejlemærke, når I undersøger de praktiske muligheder.
Vælg lokale og program i samme omgang
Hvor mange skal arbejde sammen, og hvordan skifter dagen mellem fælles samtaler og mindre hold? De spørgsmål hænger tæt sammen. Tal med stedet om opstillingen, så lokale, gruppestørrelse og arbejdsform passer til hinanden. Det er en lille detalje, der kan gøre det langt lettere for alle at deltage.
En arbejdsdag kan for eksempel begynde med et oplæg for alle, fortsætte med gruppearbejde og slutte med en fælles opsamling. Hvis deltagerne skal flytte sig mellem aktiviteter, skal programmet give tid til det. En tæt pakket køreplan ser effektiv ud på papiret, men kan gøre samtalerne forhastede. Jeg foretrækker pauser, hvor man rent faktisk når at drikke kaffen.
Overvej også, hvad der skal ske, hvis en gruppe går i stå. Skal deltagerne kunne fortsætte diskussionen i et mindre rum, eller er det bedre at samle alle igen? På et arbejdsseminar kan en fleksibel indretning gøre det nemmere at skifte mellem idéudvikling og beslutninger. Skriv dagens vigtigste skift ned, så hotellet kan hjælpe med at afklare, hvilke rammer der passer.
Få forplejning og teknik til at spille med
En god pause kommer på det rigtige tidspunkt. Efter et krævende gruppearbejde er det rart, at kaffe og lidt at spise er let at finde, uden at programmet går i stå. Fortæl på forhånd, hvornår I ønsker servering, og nævn eventuelle kostbehov. Så kan forplejningen passe til dagen, og deltagerne slipper for at gætte på, hvornår der kommer noget at spise.
Teknikken fortjener samme omtanke. Skal nogen vise præsentationer, afspille lyd eller deltage på afstand? Afklar behovene før mødedagen, og aftal, hvem der kan hjælpe, hvis noget driller. Et fælles oplæg kan glide fint, lige indtil præsentationen ikke dukker op på skærmen. En hurtig afprøvning, før deltagerne kommer, kan spare både tid og uro.
Gennemgå lokale, opstilling, program, pauser, servering og det udstyr, oplægsholderne skal bruge. Tænk også over overgangene: Hvor samles deltagerne, når grupperne skal dannes? Hvornår skal næste oplægsholder være klar? Det er jordnære spørgsmål, og det er netop pointen. Når de er afklaret, kan værten rette opmærksomheden mod menneskene i rummet.
Når mødet varer længere end en dag
Ved et møde over flere dage bliver måltiderne også en del af samarbejdet. En organisation, der samler deltagere til faglige oplæg og fælles drøftelser, kan have glæde af at spise sammen og overnatte tæt på mødelokalet. Så slipper deltagerne for at koordinere transport mellem dagens program og aftenens samvær. Det giver en roligere rytme omkring mødet.
Afstem dagens afslutning med middagen og næste morgens start. Hvis programmet trækker ud, kan en fælles middag føles presset; slutter dagen i god tid, bliver der plads til uformelle samtaler. Det er ofte dér, nogen får samlet trådene fra dagens arbejde. Aftal også eventuelle ønsker til overnatning eller måltider, før de praktiske rammer falder på plads.
Begynd planlægningen med målet, gå videre til arbejdsformen, og vælg derefter lokale, program, teknik og forplejning. En strategidag kan kræve fælles oplæg, gruppearbejde og en afsluttende opsamling. Et projektteam kan have mere brug for ro og lange arbejdsblokke. Ved et møde over flere dage skal planen også hænge sammen uden for mødelokalet.
Gå fra idé til rammer i den rækkefølge: Hvad skal deltagerne opnå, hvordan skal de arbejde sammen, og hvad skal få dagen til at fungere i praksis? Med de svar i hånden kan I undersøge lokaler, teknik, servering og overnatning hos Hotel Fredericia. En veltilrettelagt Konference behøver ikke være kompliceret. Den skal give mennesker gode betingelser for at tænke, tale og komme videre sammen.
God planlægning kan mærkes, allerede når deltagerne træder ind: De ved, hvor de skal hen, og dagen har en tydelig retning.
Se mere hos hotelfredericia.dk.
